Les projets : un dossier par sujet, avec ses documents

Les assistants proposent, sous des noms variés (projets, espaces, dossiers), un moyen de regrouper des conversations autour d'un même sujet, avec leurs propres consignes et leurs propres documents de référence. C'est l'outil le plus sous-employé des utilisateurs réguliers, et souvent le plus rentable.

Ce qu'un projet change

Sans projet, chaque conversation sur votre livre, votre association ou votre dossier client recommence par expliquer le contexte. Avec un projet, ce contexte est posé une fois : les consignes du projet s'ajoutent à chaque échange, les documents sont disponibles, et vous retrouvez l'historique au même endroit.

Quoi y déposer

• Des documents stables et de référence : les statuts de l'association, le plan du livre, la fiche du client, le glossaire du métier.
• Des consignes propres au sujet : « Ici, tu m'aides à rédiger les comptes rendus du conseil d'administration, ton sobre, décisions en gras. »
• Pas tout le reste. Vingt brouillons contradictoires noient l'information utile. Un projet n'est pas un disque dur.

Comment il lit vos documents

Point rarement expliqué : si vos documents sont courts, ils sont souvent placés en entier dans le contexte. S'ils sont volumineux, l'outil bascule généralement sur une recherche : il ne va chercher que les passages qui semblent pertinents pour votre question. Dans ce second cas, il peut passer à côté d'un passage décisif sans le dire. Sur un gros projet, demandez systématiquement les passages sur lesquels la réponse s'appuie.

L'entretien

Un document périmé dans un projet produit des réponses périmées, avec toute l'assurance habituelle. Quand un document change, remplacez l'ancienne version au lieu d'ajouter la nouvelle à côté : sinon l'assistant a deux vérités et prend l'une ou l'autre selon la question.

Et le partage

Certains outils permettent de partager un projet avec des collègues. Vérifiez alors ce que voit chacun : les documents, les consignes, parfois les conversations. Et souvenez-vous de la règle sur vos données : un projet professionnel n'a pas sa place dans un compte personnel gratuit.