Fabriquer un assistant dédié à une tâche

Vous rédigez chaque semaine la même lettre d'information, vous répondez toujours aux mêmes demandes de devis, vous corrigez les mêmes types de copies ? Plutôt que de recoller à chaque fois votre longue demande, la plupart des assistants permettent d'en faire un assistant dédié : des consignes, éventuellement des documents, et un nom. On l'ouvre, on lui donne la matière du jour, il sait déjà quoi faire.

Quand ça vaut le coup

Quand la tâche revient au moins chaque semaine, qu'elle suit toujours la même logique, et que vous avez déjà obtenu au moins une fois, à la main, un résultat qui vous convenait. On industrialise ce qui marche, pas ce qu'on n'a jamais réussi.

La recette des consignes

• La mission en une phrase : « Tu transformes mes notes brutes de réunion de chantier en compte rendu pour le client. »
• Ce qu'il reçoit : « Je te colle des notes en vrac, parfois dictées, avec des fautes. »
• Les étapes, dans l'ordre où vous les feriez vous-même.
• Le format de sortie, idéalement avec un exemple réel de bon résultat.
• Ce qu'il fait quand il manque quelque chose : « Si une date ou un montant manque, ne l'invente pas : écris [À COMPLÉTER]. » C'est la ligne la plus importante, et la plus souvent oubliée.

Le tester comme un vrai outil

Cinq cas réels, dont au moins un piège : des notes incomplètes, une demande hors sujet, un document contradictoire. Notez ce qui ne va pas, corrigez une consigne à la fois, relancez les cinq cas. Sans cette étape, vous découvrirez les défauts au moment où le texte sera parti chez le client.

Avant de le partager

Un assistant dédié peut souvent être partagé, voire publié. Deux précautions. Les documents que vous y joignez peuvent généralement être récupérés par qui l'utilise, il suffit de le lui demander habilement : n'y mettez rien que vous ne publieriez pas. Et la personne qui l'utilise n'a pas votre recul : ajoutez dans les consignes ce qu'il doit refuser ou signaler.